【AーCommunication 】 Aコミュニケーション


 忙しくてなかなかコミュニケが取れない!
 
 ならば、こちらから仕掛けて、機会を作る!

 忙しいからこそ、コミュニケのアポを取って、スケジュールに組み入れる!

 実行せざるを得なくする!
 
 方針・方法を確認すべき。
 方法・内容を相談し、計画やプレゼンテーション用資料に組み入れるコトを決めたい。

 どうしても直接会って伝えておく必要がある、伝えておきたい。
 いろいろな目的、いろいろな理由があります。

 絶対に必要であること、本気であること、期限があることを伝える。

 しかし、相手があること。
 相手にも都合がある。
 相手が複数のこともあります。
 
 で、スケジューリングの調整が必要になります。
 スケジューリング自体が<コミュニケーション業務>。
 
 これは、ほぼ社内ネットワークを活用して。

 日時と要件を簡潔に伝える。
 会議室など場所の確保が必要なら、予約も。
 複数の候補日を上げて、希望・都合を聞く。

 1対1のコミュニケのアポならば、できればスケジューリング用の
手帳などを持って、直談判、直接交渉。
 ここでは、調整力や交渉力を鍛えることにもなります。

 自分の考えをきちんと持っていないと、なかなか決まらない、決められない。

 こうして決まった日程。

 問題はこれから・・・。
 コミュニケの成否は、これからの在り方で決まるのです!?

 


 わざわざアポを取ってコミュニケをスケジュール化するから
には、重要な目的や課題があるはず・・・。

 軽い気持ちで、「ちょっといいですか?」という感じのもの
ではないコトの方が多いはずです。
  
 コミュニケーションの目的や課題は、当然アポを取る時に相
手に伝えておきます。

 そして肝心の内容については、メモや資料を作成しておきま
す。

 利用資料は、ラインマーカーでマークしたり、カラー文字に
する、図表を付ける、など、見やすく、分かりやすいように
配慮しましょう。

 アポ・コミュニケーションが、複数の参加者による会議やミ
ーティングという形を取る場合は、事前に資料を配信(配付)
する旨を伝え、その作成作業そのものをスケジュール化します。

 いつまでに配信(配付)するかも伝えておきましょう。

 相手もいろいろ予定があるわけで、アポ・コミュニケ当日ま
でに何か準備や小心構えがしておくべきと考えてくれる人も
いるからです。

 そういう相手は、信頼関係ができている人ですね。

 二人だけの相談型のコミュニケでも、目的・案件によって必
要です。

 そして、配信(配付)するときには、必ず事前に目を通して
おいてもらいたいむね伝えます。

 そして、そのコミュニケの機会に、意見を聴きたいのか、何
かしらの意思決定をしたいのか、なども伝えておくべきでしょう。

 メモや資料の作成は、自分の考えや提案内容を整理するために
必要です。

 文書で用意した内容以外に、口頭で補足する事項も整理して
おきます。

 配布する資料に、自分用にメモを追記しておくとよいでしょう。
 
 もう一つご提案したいのが、

 コミュニケの場面の想像、イメージ化です。

 アポ・コミュニケに限らず、種々のコミュニケーションの機会
がある場合、そのやり取り、進行をイメージ化するのが良いでし
ょう。

 限られた時間のことと思いますので、資料を用いながら、テン
ポよく話を進めていくことを想像してみます。

 うまくいかないこともイメージし、そうならないような方法
・対策もイメージ化します。

 イメージ化は、あまり時間が掛かりません。

 またコミュニケをうまく運ぶためのシミュレーション、という
大袈裟なモノでもありません。

 そこまで必要はありません。

 目的の明確化、資料作成配布、コミュニケに臨む気持ちの準備、
大枠での運び方・・・。

 それで十分と思います。
 
 ですが、これだけ準備をしても・・・。

 なかなか思うようにいかないのがコミュニケーションです。

 さてどんな問題が待ち受けているか・・・?

 どんな想定外が、想定されたように起きるか・・・?

 その対応をどうするか・・・?

 

 

 アポを取って時間と手間を掛けて予定したミーティングや
コミュニケの機会。

 これが予定通りいかないことは、組織の中ではよくあること。

 その理由、要因は?

1.開始時間が守られない。予定時間通りできない。
2.事前の資料が読まれていない。
3.話が通じない。理解されない。決まらない。
  期待した話しにならない、欲しかった結論に至らない。・・・
4.コミュニケ自体、都合が悪くなった人が出るなど、キャンセル
  になってしまう。
 
 実は、これらの事態は予想内のことと考え、対策・対応方法を
用意すべきと考えましょう。
 
 そういうコトがありうるから、資料を作成し、事前に配信・配布
した、とも言えます。

 何も用意・配布していなければ、結局何もなかったことと同じ。

 資料・記録があるから、時間不足も、実施キャンセルも、その
後の速攻での個別アプローチで、取り返すことができるのです。

 結論がでなかったり、満足・納得できるコミュニケーションに
ならなかった場合。

 仕掛け、セッティングした自分側の準備が不足していたから、
うまく運営・進行できなかったから、意見調整できなかったから、
など種々考えられます。

 その経験は、以後に活かせばいい。

 カギは、即、別の機会・方法を考え、極力早く、当初の目的が
達成されるよう、メールを利用したり、強引にでも直接出向き、
話をする機会を作ること。

 メールを使ってコミュニケーションをカバーすることは、今後
は当たり前にすべきです。

 むしろ、これからは直接顔を合せなくても、集まらなくても
社内LAN、Eメール、グループウェアなどを活用して、ネット
コミュニケーションの利用度を高めていくべきです。

 事前配信・配布資料には、ミーティング前に、意見を入力して
返信として提出してもらう。

 そうすれば、ミーティングが行われれば、より打ち合わせは有意
義なものになります。

 そして本当に直接顔を合わせて行うべきコミュニケーションは
絞り込んでいく。

 それこそが、アポイントメント・コミュニケ化され、時間厳守、
最優先のコミュニケーション業務になる。

 あるいは重要な、あるいは公開すべきでない相談・意見交換など
のコミュニケに絞られていく。

  逆に考えれば、わざわざアポを取って、スケジュール化して、
準備して行うだけの価値がある、重要なコミュニケであるかどうか
も考えてみるべきと思います。


 もちろん、なんでもかんでもというわけではありませんが、アポ・コミュニケには、定期・定例化すべきものがあると思います。

 課題によっては、1回だけで済まず、何回か継続してコミュニケの機会を持つべきものがあります。

 一定期間、例えば月に1回、あるいは、もう少し頻度を上げて、隔週1回など、定例化することが望ましい場合、相手にお願いして、スケジュール化してもらいましょう。

 実施期間は、案件によって設定すればいいですね。

 プロジェクト的な課題、自分が実行責任を持っていて3ヵ月とか、半年とかの期間を目標に設定して取り組んでいる業務について等・・・。


 お互いに忙しい身であればあるほど、この定例化が役に立ちます。

 できることなら、それも優先業務・優先課題と相手に認識してもらい、スケジュール表に記入しておいてもらう。

 また、特別の課題がなくても、情報交換・意見交換というレベルでの、ゆるいコミュニケの機会も、定期化・定例化することもお薦めします。

 仕事の後の、一杯やりながら、食事をしながらの(昔風ですが)飲みニケーションもいいですね!
 
 これは、楽しみなスケジュールになります。

 ”OJC実践法”AtoZ  の第1週。

 ”Appointment”をキーワードにしてのスタートとなりました。

 皆さんのスケジュール表では、今月は何回コミュニケ業務が予定化されていますか?

 アポを行ってのコミュニケには、どんなものがありますか? 

 先月はどうだったでしょうか?

 来月は、何かアポが入っていますか?

 そして、来月行いたいミーティングやコミュニケのアポを今から取っておくべきものはありませんか?

 しばらくコミュニケーションを取っていない人、気になって要る人・・・。

 いつ頃、何日頃に会って話をしたい・・・。

 思い立ったら、是非アポをとってください! 
 


 <アポ・コミュニケ>は <アクティブ・コミュニケーション> の一例

 受け身ではなく、こちらから積極的に、能動的に起こすもの。
 
 時間は止まってくれません。

 アポ・コミュニケは、事前にスケジュール化するので、ある意味
時間的にはゆとりがあります。

 
 でも、今伝えておかねばならぬコト
 今、確認が必要なコト
 今、話し合って決めておかねばならぬコト ・・・

 こうした折りには、普段から積極的にコミュニケーションを取って
いれば、なんの迷いも、躊躇もなく行動を起こせるでしょう。

 でも、普段のコミュニケが取れていない相手、話しにくい相手とは、ついつい・・・。

 その時しかないのに、ためらって機会を逸してしまう。
 先送りにしてしまう。

 またそれで距離が遠くなってしまう。
 自ら遠くしてしまう。

 今週、コミュニケーションすべきだったのに、できなかった、しな
かった、先送りにしてしまった・・・。

 振り返って、そんなことはありませんでしたか。
 
 来週、必ず行うべきコミュニケ、できれば行うべきコミュニケ・・・。

 思い浮かびますか? ありますか?
 
 来月取っておくべきコミュニケのアポはありませんか?

 是非、来週の立ち上がりから、積極的なコミュニケーション業務を
仕掛けていって頂きたいと思います。

Appointment & Active Communication

 実践を!

 

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私、大野晴夫がお手伝いします。
私、大野晴夫がお手伝いします。