【BーCommunication 】 Bコミュニケーション

 

 仕事には、初めと終わりがあります。
 節目節目があります。

 仕事の捉え方、種々の設定・・・。

 例えば、

◆ 一定の期間、期限を設定した仕事
◆ 一定の目的・課題を設定した仕事
◆ 新しく取り組むことになった仕事
◆ 新しい職場への配属・赴任
◆ 新しいスタッフの受け入れ

 それらの始まり、初めに当って、

 その意義や目的、内容や期間・期限、その人などについて知る・・・。

 決意を新たにする。
 意思統一する。
 疑問や不明点があれば、先に確認する。

 なにごとも初めが肝心です!

 初めに説明し、確認をしっかりしておけば問題にならなかった・・・。

 分かっていると思い込んで、問題が起きてしまった・・・。

 不安を抱いたまま新しい日々が始まってしまった・・・。

 状況により、事情により、初め・始まりに当たっての望ましいコミュニケーションが求められます。

 

 

 皆さんの組織・職場では、1日の始まりでのコミュニケーション。

 どんな感じ、どんな形、どんな雰囲気で行われていますか?

 朝の挨拶。

 まず、ここからですが、元気な挨拶が交わされていますか? 
 飛び交っていますか?

 挨拶の交換・交流は自然に、当たり前に行われていますか?

 また、定型的で、儀礼的な短い挨拶にとどまらず、先週の仕事の御礼やねぎらい、今週の依頼、確認などにも踏み込み、ウォーミングアップ的なコミュニケまで、自然に行われていますか?

 
 朝礼を行っている組織ですか?

 朝礼は、形式だけに終わらずに、目的に沿って有意義に行われていますか?

 朝礼がない場合、週の初め・スタート日に当っての、スケジュール確認や重要な連絡・確認を行うためのコミュニケは、どんな形で、いつ行われていますか?


 上司とメンバー間でのやり取り。

 直接顔を合わせて行うか、内線電話利用か、メール・社内ネットワーク活用によるか・・・。

 この型式と内容、目的・意義について、再検討の必要はありませんか・・・。。

 次に、週の初めのコミュニケは行われていますか?

 先週の業務の報告や業績集計が、先週末に行われているか、週の初めの日に行われるかによって、スタート時のコミュニケの内容が少し違います。

 後者の場合、新しい週の業務に関する連絡・指示・確認などが先行して行うことになります。

 先週の報告やそれまでの進捗の確認は少し遅れますが、これも終サイクルでのコミュニケの重要な課題です。

 
 1日の積み重ねの1週間のまとめ。

 という側面と

 1か月の計画の中での1週間という期間での計画と実績。

 両方の視点からの課題でコミュニケを実行することが大切です。


 是非一度、1日、1週の状況をチェックし、有意義・有効なコミュニケになっているか、形だけに終わっているか、形も実態も両方ともないか評価し、より望ましいコミュニケで始まるようカイゼンして頂きたいと思います。 

 

 

 皆さんの組織の事業や活動の1年のサイクルは、何月から始まりますか?

 年度の初めに、全社・全体の年度方針の発表会・説明会や組織単位の計画の立案・説明の機会は設けられていますか?

 そして、一人一人の1年間の業務目標や課題の設定と確認のコミュニケーションは行われますか?

 3~5年を想定した中長期の事業計画を立案する企業や団体もありますが、会計・財務管理の基本計算期間は1年ごと。

 この1年間の予算・重点政策が、新しく始まる事業の目標、方向と方法、スケジュールを決めます。

 その内容とスケジュールを理解し、実際の活動として展開する。

 スタート月から12回のサイクルで。

 それを半年単位、上期・下期の期間ごとに、場合によっては、3カ月間単位で経過・結果を集約。

 次の期の初めにその確認、分析に基づく対策を盛り込み、必要に応じて計画を修正し、また通達し確認する。

 このマネジメントを確実におこなうための<始まりのコミュニケーション>、<初めのコミュニケーション>。
 
 しかし、これが大切と言っても、1年に1回のことでは、実際日々の業務には、あまり関係がないように思うのは仕方がないとも思います。
 
 その形式に血が流れるようにするのが、1か月ごとに、年間計画をスケジュールへの落とし込み。

 月の開始時のコミュニケーションの形は、できていますか?

 形だけに終わらずに、その月の週と日の仕事・作業予定に反映されていますか?

 先に提案した、1日・1週間の初めのコミュニケーションの源は、この1年ごとの計画と1年の初めのコミュニケにあります。

 セレモニー、儀式ではなく、出発点・起点として大切な年度初めのコミュニケーションをまず確実に実行する態勢を作りましょう!

 そのためには、文書で作成し、期間の途中で確認するコミュニ
ケーション業務プロセス作りもお忘れなく!

 

 

 企業や組織の新しい事業年度サイクルの始まる時期。

 前回は、その時期の始まりのコミュニケーションの大切さをお話しました。

 そのタイミングでの組織変更、担当業務変更、人事異動など。

 従来とまったく仕事の内容が変わらない。
 変える必要がない。

 そういうことは稀れにあるかもしれませんが、大半はリセットして、新たな目標や課題を設定し、活動を始めます。

 新しい目標とその取り組み方法、実行スケジュールを上司との間で、あるいは組織内で伝達・確認する。

 一部は、その機会に検討し、決定する。

 実行期間において、進行状況を確認し、評価し、修正する方法とスケジュールも決める。

 その作業を、この初め・始まりのコミュニケのタイミングで行います。

 これが、方針や計画の形式化・形骸化を防ぐ、最も重要な対策と言えます。

 これがあってこそ、「初めよければ、終わりよし」に導くことができるのです。

 上司とメンバーとの個別のコミュニケ。

 課や店舗・営業所などの組織単位のコミュニケ。

 プロジェクトチームなど、臨時で設置された組織もあります。


 新たな組織・チームのメンバーがお互いに理解しあう機会にもなります。

 その機会、その場を設定する人は、そこに参加するメンバーの意識を統一し、意欲を高める重要な役割を担っています。

 キックオフ・ミーティング

 こう表現されることもありますね。

 その時だけの盛り上げ、盛り上がりに終わらぬよう、プロセスで、節目節目で、小さな?初め、始まりの機会を設定し、気持ちを新たにすることを考えてみるのもよいと思います。

 

 

 定期学卒者の入社時に限らず、パートタイマー、アルバイトの
方々を含め、新しく入社し、企業・職場の仲間入りをする縁を得
た方々。

 その初出勤、入社日の受け入れ時のコミュニケーションは、十
分配慮されているでしょうか?


 出勤時の手続き、メンバーの相互紹介、歓迎の伝達、職場の
案内、初日の仕事の説明やトレーニング、1週間程度のトレー
ニングや仕事のスケジューリングなど、受け入れ時に実行すべ
き課題とその担当者の準備・・・

 できているでしょうか?


 何かしらの不安や期待を抱いての初出勤です。

 その始まりの日の体験・印象は、恐らく記憶として残ると思わ
れます。

 それまで他の企業・職場の経験をお持ちの場合、それとなく比
較していることでしょう。

 この初めの体験が、その職場への定着度を決める要因にも十分
なりうるでしょう。

 入退社の出入り?が激しい職場では、新入スタッフへの配慮が
不足しており、雑で、入社時にいい印象を持ってもらおう、気持ち
よく働いてもらおうという意識が著しく不足しています。


 これから定期入社の社員を迎える時期がやってきます。

 新人研修の仕組みがある企業・職場では、実際の配属先での初
出勤日のコミュニケーションの方法や受け入れプログラムもある
程度決まっていると思います。

 その仕組みができていない企業や職場は、是非この機会に、初
検討し、ガイドを作成し、職場ぐるみで実践して頂きたいと思い
ます。

 定期入社はなく、随時新しいスタッフが入社する企業・職場も
同様です。

 入社後の定着、モティベーション向上、戦力化・・・。

 その流れを作るの起点でのコミュニケーション。

 仕組み作り、企業文化作り、職場風土作り・・・。

 先輩諸氏の温かい心と個性も合わせて、創っていって頂きたい
と思います。

 

 

 <B>と付けば、やはり ”Basic”を持ってきたかったので追加しました。

 でも、ベーシック って結構難しいですね。

 この<AtoZ>シリーズの個々のアルファベット・コミュニケ自体、ベーシック=基本 が多いと思います。

 で、今日のベーシック。

 何か具体的に絞って書くのではなくて、皆さんお一人おひとりに、ご自分としての「ベーシックなコミュニケーション」とは何かを考えて頂くことにしたいと思います。

 
 何か考え方のヒントが必要でしょうか?

 そうですね?

 私にとってのベーシック・コミュニケの一番は・・・

 例えば・・・

 挨拶、でしょうか・・・
 ホウ・レン・ソウ、でしょうか・・・
「ありがとう!」でしょうか・・・・

 そんな具合で、この週末、考えてみてください。

 自分流のベーシックを持つのは有効ですし、それを実践するのは
素晴らしいと思います!

 そして決まったら、見つかったら、来週から実践です。

 

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私、大野晴夫がお手伝いします。
私、大野晴夫がお手伝いします。