1.年度初め、人事評価制度面談

 

 いよいよ新年度が始まりました。

 

 同時に、新しく設計された「人事評価制度」も業務として利用を始めます。

 

 一番初めの評価制度関連業務は、組織メンバーと上司との個人面談です。

 

◆担当職務の伝達・説明、確認
◆年度個人目標の設定
◆<人事評価表>の説明
◆<月度業務計画・報告書(月度業務管理表)>の説明(利用する場合のみ)
◆年間コミュニケーション実施方法の説明、確認
◆それぞれへの要望事項伝達と確認

 

 このような課題でコミュニケーションをとります。

 

↓ 以下で、このステップの具体的な作業について説明します。

 

1-1 担当職務伝達・説明、確認

 

 個人ごとに組織の中でどんな仕事を担当してもらうか、どんな責任をもってもらうか?

 

 これまでと仕事が変わらない場合は、説明する必要はないかもしれません。

 

 でも、なにか、この1年で、新しく身に付けてほしい技術・技能や進歩してほしいことなど、メンバーに望むこと、期待することはあるはずです。

 

 『職務明細書」「職務依頼書」など、人事担当部門が書式を作り、一部の基本職務を記述しておく。

 

 それに、上司が指示、または期待する事項を追加記入。

 

 本人に説明・伝達する。

 

 分からないことがあれば、質問し、回答し、確認する。

 

 こうしたコミュニケーションを年度初めに行うことは、とても意味のあることです。

 

  

1-2 年度個人目標設定

 

上司から担当業務や期待など聞いた後、自分の1年間の課題や目標を上司に発表します。

 

 といっても、いきなり話すのはむりですね。

 

 事前に考え、事前に配布した書面に記入してくることを人事部門から伝えておきます。

 

 その内容が、具体的か、難し過ぎないか、簡単すぎないか、など上司が考え、評価し、アドバイスして、決めましょう。

 

 項目数をどうするか?

 

 人事評価項目にどんな構成で、どのくらいの比重で個人目標を設定するか。

 

 これも制度で決められた方法に従って決めます。

 

 初回の面談で十分時間を取れないと予想される場合、期限を決めて決めることとします。

 

 決めた項目を記述したシートを、人事部門に提出します。

 

 もちろん、本人と上司それぞれ控えを持ちます。

 

 

1-3 人事評価表、説明

 

 制度を導入して、初めての面談の機会。

 

 担当する職務内容を伝え、個人の目標とする課題を検討す
ることと並行して、新しい<人事評価表>(人事評価シート)
を部下に説明します。

 

 個人目標を設定し、その内容を<人事評価項目>に組み入れる

ことにした場合、決めた内容は、後からパソコンで評価表に入力

します。

 

 入力前に決めた内容と、あらかじめ共通の評価項目が記入され

ている<人事評価表>で、なにが評価の対象となるのかを必ず知

っておきます。

 

 当然、自分が担当する仕事が、評価されますが、勤務態度など

なっている場合もあります。

 

 項目内容だけでなく、全体の構成と配点の構成、評価点の付け

方の基準など、人事評価表から読み取れることと、制度規程も見
ながら知っておくべきこと、両方を伝える必要があります。

 

 特に制度導入時には、丁寧に説明し、質問もできるよう時間の
ゆとりも取っておきましょう。
 
 

1-4 人事評価制度、年間コミュニケーション計画、説明

 
   年度経営計画、年度重点業務計画、個人目標への
 取り組み状況、途中でのできばえ等の確認・評価と
 指導・助言。

 

  そのコミュニケーション業務は、<人事評価制度>

 の運用と一体に行います。

 

 そこで、1年間を通して、そのコミュニケーションの
機会をどのように設定するか、スケジュールをほぼ決
めておきましょう。

 

 人事評価制度では、上期評価と年間評価の年2回とす
ることが多いですが、できれば、3か月に1回ペースで
コミュニケーションを取りましょう。

 

 それに、毎月の業務計画・結果についての評価・確
認・活用を考えると、月に1度は、コミュニケーション
の場と機会を、人事評価表も横において見ながら持つ
べきと考えます。

 

 予め決めた年間スケジュールを公開し、全員が自分
のスケジュールに組み入れておくようにしましょう。

  

1-5 月度業務計画書・報告書、作成・活用方法説明

 

 人事評価と年度経営計画、年度業務計画の進捗状況、
実行度を並行して、一体のモノとして行う。

 

 この方法が、評価制度の信頼性を高め、上司と部下の

信頼関係を高めることになります。

 

では、具体的にどのように行うか?

 

 年度業務計画を、毎月の業務活動として、取り組み課

題と日程を具体化して立案する。

 

 その計画に従って日々活動した結果を、日報・週報と

して記録し、1カ月終ったところで、まとめと評価を行う。

 

 「月度業務計画書・報告書」

 

 この管理シートを共通フォームとして採用し、<人事

評価表>とセットで活用します。

 

 このことを、これまで述べた実施項目とセットで、説

明し、確認しておくのです。

 

私、大野晴夫がお手伝いします。
私、大野晴夫がお手伝いします。